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关于做好学生档案管理工作的通知

关于做好学生档案管理工作的通知

各学院:

为加强学生档案管理工作,充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用,实现学生档案管理的规范化、标准化、科学化,结合《哈尔滨工业大学(威海)学生档案管理规定》,现将学生档案管理的相关工作通知如下:

一、设立兼职档案管理员

请各学院于6月25日之前按照要求设立兼职档案管理员,负责本、硕学生档案管理工作,可由1人或多人兼任。组织档案管理员填写《附件1:学生档案管理人员登记表》(纸质版学院留存)同时将《附件2:学生档案管理员统计表》电子版发邮箱:hgdwhjy@163.com

二、在校生档案管理

请各学院在95日之前整理好在校生档案,包括本科生档案、研究生档案、以及历史遗留档案,核对档案材料与学生本人信息是否一致,并仔细查看档案材料是否齐全,如缺少材料务必进行补办,并将相关补办材料及时归档。填写《附件3:档案管理表》。

奖励、处分材料等及时放入学生档案,奖励材料包括在校期间获得各级表彰奖励的材料,包括优秀毕业生等荣誉称号的登记表,各类奖学金登记表及其他获奖评审证明材料。处分材料包括在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分材料,包括学生处分决定书、学生处分登记表、学生申诉复查结论及解除处分材料。

三、毕业生档案转递管理

毕业学生档案一般应包含以下材料:入学材料、学习材料、学籍材料、毕业材料、学位材料、奖励材料、处分材料、组织材料、体检材料、工作材料、其他具有保存价值的学生个人材料。按要求完成毕业生档案装填、登记、发寄工作,及时更新《附件3:档案管理表》中的发寄等信息。

对已经完成分专业、降级等出现学籍异动学生的档案,请及时整理检查并完成校内转接。填写《附件4:档案材料移交单》

四、档案管理核查

在校生档案管理核查时间:202296-916

2022届毕业生档案管理核查时间:2022631-78

档案管理.zip

学生工作部(处)

20226月23


文章来源:哈工大(威海)今日工大
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